Manual de Usuario

Guía completa de funcionalidades organizadas por rol: Administrador, Empresa y Anfitrión.

Versión 1.0  ·  La Gran Feria de Capacitación 2026  ·  Gestor de Eventos Promptly IX

📋 Tabla de Contenidos

Acceso al sistema

0 Inicio de sesión y recuperación de contraseña Público

🔵 Rol Administrador

1 Dashboard — Panel de control Admin
2 Empresas — Gestión de participantes Admin
3 Salas — Configuración de salones y horarios Admin
4 Usuarios — Gestión de cuentas Admin
5 Configuración — Parámetros del sistema Admin
6 Mapa de Stands (vista administrador) Admin

🟢 Rol Empresa

7 Mi Empresa — Panel de empresa Empresa
8 Mapa de Stands — Reserva de espacios Empresa
9 Agenda de Salas — Programar capacitaciones Empresa

🟣 Rol Anfitrión

10 Check-in — Control de ingreso Anfitrión
🔐

Roles y Permisos

Resumen de acceso a módulos según el rol asignado

Módulo Admin Empresa Anfitrión
Inicio de sesión✔✔✔
Dashboard Admin✔✘✘
Gestión de Empresas✔✘✘
Gestión de Salas✔✘✘
Gestión de Usuarios✔✘✘
Configuración del sistema✔✘✘
Mapa de Stands (liberar cualquier stand)✔✘✘
Mapa de Stands (reservar / ver)✔✔✘
Agenda de Salas✔✔✘
Panel de empresa✔✔✘
Check-in de asistentes✔✘✔
🔑

Inicio de Sesión y Recuperación de Contraseña

Acceso al sistema · Todos los roles

0.1
Inicio de sesión
Pantalla de inicio de sesión
Pantalla de inicio de sesión — URL: /login
1
Ingresar correo electrónico

Escribe el correo con el que fuiste registrado en el sistema.

2
Ingresar contraseña

Escribe tu contraseña. Usa el ícono 👁 para mostrar u ocultar el texto.

3
Hacer clic en "Ingresar"

El sistema valida las credenciales. Si son correctas, redirige automáticamente según el rol: Admin → Panel admin, Empresa → Panel empresa, Anfitrión → Check-in.

ℹ️
Si tu cuenta fue creada por el administrador, usa la opción "Olvidé mi contraseña" para establecer tu primera clave de acceso.
0.2
Recuperación de contraseña
Pantalla de recuperación de contraseña
Pantalla de nueva contraseña — URL: /reset-password (acceso vía enlace en correo)
1
Clic en "Olvidé mi contraseña"

En la pantalla de login, haz clic en el enlace inferior.

2
Ingresar correo electrónico

Escribe tu correo registrado en el diálogo que aparece y haz clic en "Enviar enlace de recuperación".

3
Revisar correo y hacer clic en el enlace

Recibirás un email de LGF LIMA 2026 con un botón "Restablecer mi contraseña". El enlace es válido por 1 hora.

4
Crear nueva contraseña

En la página de restablecimiento, ingresa tu nueva contraseña (mínimo 8 caracteres), confírmala y haz clic en "Guardar nueva contraseña". Usa el ícono 👁 para verificar lo que escribes.

⚠️
Si el enlace aparece como "Inválido o expirado", solicita uno nuevo desde la pantalla de login. Los enlaces solo pueden usarse una vez.
📊

1 · Dashboard — Panel de Control

Rol Administrador · /admin

El Dashboard es la primera pantalla que ve el administrador al iniciar sesión. Muestra estadísticas en tiempo real del evento y permite realizar configuraciones globales.

1.1
Estadísticas del evento

👥 Asistentes registrados

Total de asistentes en la base de datos, independientemente de si ya ingresaron o no.

🏢 Stands reservados

Cantidad de stands que ya tienen una empresa asignada vs. el total disponible.

📅 Reservas de sala

Total de bloques horarios de capacitación confirmados en todas las salas.

📈
Las estadísticas se actualizan en tiempo real mediante sincronización con la base de datos.
1.2
Gráfico de hora pico de ingresos

Gráfico de barras que muestra la distribución de check-ins por hora del día actual. Permite identificar los momentos de mayor afluencia para optimizar el personal en la entrada.

ℹ️
El gráfico solo muestra datos del día en curso. Los días anteriores no aparecen en esta vista.
1.3
Configuración de fechas del evento
Fecha inicio Requerido Primer día de la feria. Determina desde cuándo se generan slots de salas.
Fecha fin Requerido Último día de la feria.

Haz clic en "Guardar" para aplicar las fechas. Los badges de días de feria se actualizan automáticamente.

⚠️
Cambiar las fechas no regenera automáticamente los slots existentes. Si se cambiaron fechas, ve a Salas → Regenerar slots.
1.4
Modo Lectura (bloqueo global)

Interruptor que activa o desactiva el acceso de las empresas al mapa de stands y agenda de salas.

🟢 Modo Lectura DESACTIVADO

Las empresas pueden reservar stands y agendar capacitaciones normalmente.

🔴 Modo Lectura ACTIVADO

El mapa y la agenda pasan a ser solo visualización. Ninguna empresa puede hacer cambios hasta que el admin desactive el modo.

1.5
Edición rápida de asistentes

Busca asistentes por nombre o DNI usando la barra de búsqueda. Los resultados se muestran en tabla con edición inline:

Campo editableDescripción
NombresEditable directamente en la celda. Se guarda al perder el foco.
ApellidosEditable directamente en la celda. Se guarda al perder el foco.
CorreoEditable directamente en la celda. Se guarda al perder el foco.
DNI/DocSolo lectura (identificador único).
OrigenBadge que indica si el asistente se registró en el evento general o en una sala específica.
🏢

2 · Empresas — Gestión de Participantes

Rol Administrador · /admin/empresas

Administra todas las empresas participantes de la feria: su tipo de stand, cuota de horas para capacitaciones y familia a la que pertenecen.

2.1
Tabla de empresas
ColumnaDescripción
NombreRazón social o nombre comercial de la empresa.
TipoBadge de color: Tipo A Tipo B Tipo C — determina qué stands puede reservar.
FamiliaNúmero de familia/grupo al que pertenece la empresa.
StandsCantidad de stands contratados (cupo máximo de reserva).
Horas disp.Total de horas de capacitación asignadas a la empresa.
AccionesBotones de editar ✏️ y eliminar 🗑️.
2.2
Crear / Editar empresa

Haz clic en "+ Crear" (nueva empresa) o el ícono ✏️ (editar). Se abre un formulario con los siguientes campos:

Nombre empresa Requerido Nombre completo de la empresa.
Tipo Requerido Selecciona A, B o C. Define el color de stands que puede reservar.
Familia Opcional Número de agrupación familiar (solo dígitos).
Stands contratados Requerido Número máximo de stands que puede reservar en el mapa.
Horas disponibles Requerido Bolsa de horas para agendar capacitaciones en salas.
⛔
Al eliminar una empresa se libera su información de stands y salas. Esta acción requiere confirmación y no se puede deshacer.
🚪

3 · Salas — Salones y Horarios de Capacitación

Rol Administrador · /admin/salas

Configura los salones de capacitación disponibles durante la feria y genera automáticamente los bloques horarios reservables por las empresas.

3.1
Lista de salas

Cada sala se muestra como una tarjeta con:

  • Nombre de la sala (ej. "Auditorio Dewalt")
  • Capacidad de personas
  • Badge con el número de slots generados (ej. "3 días × 12 slots")
  • Botones ✏️ Editar y 🗑️ Eliminar
3.2
Crear / Editar sala
Nombre Requerido Nombre descriptivo del salón (ej. "Sala Bosch").
Capacidad Requerido Aforo máximo de personas para el check-in de sala.
✅
Al crear una sala, el sistema genera automáticamente bloques horarios de 1 hora (08:00 a 19:00) para cada día de la feria configurado.
3.3
Regenerar slots por fecha

Botón de acción global que elimina los slots vacíos existentes y los recrea basándose en las fechas actuales de la feria.

⚠️
Solo se eliminan slots que no tienen una reserva asignada. Los slots con capacitaciones programadas se conservan para evitar pérdida de datos.
👥

4 · Usuarios — Gestión de Cuentas

Rol Administrador · /admin/usuarios

Administra todos los usuarios del sistema: crea cuentas, asigna roles, envía invitaciones por correo y gestiona el estado de acceso.

4.1
Tabla de usuarios
ColumnaDescripción
☑ SelecciónCheckbox para seleccionar usuarios y realizar acciones masivas.
UsuarioNombre completo + correo electrónico.
RolAdmin Empresa Anfitrión
EstadoActivo o Inactivo
EmpresaEmpresa vinculada (si aplica).
ContactoCargo y teléfono del usuario.
Acciones✏️ Editar · 🔑 Enviar reset de contraseña · 🔘 Activar/Desactivar
4.2
Crear nuevo usuario

Haz clic en "+ Nuevo Usuario". Se abre un diálogo con los siguientes campos:

NombresRequeridoNombre(s) del usuario.
ApellidosRequeridoApellidos del usuario.
TeléfonoOpcionalSolo dígitos numéricos.
CargoOpcionalTítulo o cargo del usuario en su organización.
Correo electrónicoRequeridoDebe ser un correo válido y único en el sistema.
ContraseñaRequeridoContraseña inicial. Usa el ícono 👁 para verificarla. El usuario deberá cambiarla.
RolRequeridoAdmin / Empresa / Anfitrión.
EmpresaOpcionalSolo para roles Empresa y Admin. Vincula el usuario a una empresa.
4.3
Enviar invitaciones por correo
1
Seleccionar usuarios

Marca los checkboxes de los usuarios a invitar.

2
Clic en "Enviar invitación"

Aparece en el header cuando hay usuarios seleccionados.

3
Correo enviado automáticamente

Cada usuario recibe un email de bienvenida con sus datos de acceso e instrucciones para configurar su contraseña.

📧
El botón 🔑 (ícono de llave) en la columna de acciones envía un correo de restablecimiento de contraseña a ese usuario específico.
⚙️

5 · Configuración — Parámetros del Sistema

Rol Administrador · /admin/configuracion

Módulo técnico para gestionar parámetros clave del sistema como colores de stands, etiquetas y variables globales.

5.1
Tabla de configuración
ColumnaDescripción
#ID único del registro.
DiscriminanteCategoría del parámetro (ej. COLOR_STAND, TIPO_STAND, SISTEMA).
CódigoNombre clave del parámetro (ej. A, B, C, MODO_LECTURA).
ValorValor del parámetro (ej. #066bb0 para color azul, "Stand Azul" para etiqueta).
EstadoActivo / Inactivo.
💡
Parámetros clave:
COLOR_STAND / A → Color hexadecimal del Stand Tipo A
TIPO_STAND / A → Nombre del Stand Tipo A (ej. "Stand Azul")
SISTEMA / MODO_LECTURA → "1" activa modo solo lectura globalmente
5.2
Crear / Editar parámetro
DiscriminanteRequeridoCategoría agrupadora del parámetro.
CódigoRequeridoNombre clave único dentro del discriminante.
ValorRequeridoValor de texto del parámetro.
EstadoRequeridoActivo o Inactivo.

Usa el filtro "Discriminante" para ver solo los parámetros de una categoría. El botón "Limpiar filtros" restaura la vista completa.

🗺️

6 · Mapa de Stands — Vista Administrador

Rol Administrador · /empresa/mapa (con acceso admin)

El administrador tiene capacidades especiales en el mapa de stands que no están disponibles para las empresas.

6.1
Admin sin empresa asignada — Modo cancelación
⚙️
Cuando el administrador no tiene empresa asignada, el mapa entra automáticamente en Modo Administrador — Cancelar Reservas.
AcciónDescripción
Ver el mapa✅ Puede ver todos los stands con sus estados y empresa asignada.
Liberar cualquier stand✅ Puede hacer clic en cualquier stand reservado, sin importar la empresa o tipo, para marcarlo a liberar.
Reservar stands❌ No puede reservar stands (no tiene empresa a la cual asignarlos).

Al hacer clic en "Guardar", los stands marcados se liberan y se envía un correo automático a los usuarios de la(s) empresa(s) afectada(s).

6.2
Admin con empresa asignada — Modo completo
AcciónDescripción
Reservar stands de su empresa✅ Puede seleccionar stands del tipo de su empresa dentro del cupo contratado.
Liberar sus propios stands (guardados)✅ Puede liberar stands que su empresa ya guardó.
Liberar stands de otras empresas✅ Puede hacer clic en stands "tomados" por otras empresas para liberarlos.
📧
Al guardar, se envían emails de notificación a los usuarios de cada empresa afectada con el detalle de stands reservados o liberados.
🏢

7 · Mi Empresa — Panel de Empresa

Rol Empresa · /empresa

Primera pantalla al iniciar sesión como empresa. Muestra el resumen de participación y da acceso rápido a los dos módulos principales.

7.1
Estadísticas de la empresa

🏢 Stands reservados

Muestra actual / contratado (ej. "2 / 3"). Cuántos stands de tu cupo ya están confirmados en el mapa.

📅 Reservas de salas

Número de bloques de capacitación que tu empresa tiene agendados.

👤 Contactos / Ponentes

Total de ponentes registrados que pueden ser asignados a capacitaciones.

También se muestra el badge de tipo de empresa (Tipo A, Tipo B o Tipo C) que determina qué stands puedes reservar.

7.2
Accesos rápidos

🗺️ Seleccionar Stands

Acceso directo al Mapa de Stands para elegir y reservar tu espacio en la feria.

📅 Agendar Capacitaciones

Acceso directo a la Agenda de Salas para programar tus sesiones de capacitación.

📍

8 · Mapa de Stands — Reserva de Espacios

Rol Empresa · /empresa/mapa

Mapa interactivo del plano de la feria donde la empresa elige y reserva sus espacios físicos. El mapa se sincroniza en tiempo real con todas las sesiones abiertas.

8.1
Leyenda de estados de stands
Color / EstadoSignificadoAcción disponible
A01 Disponible — sin empresa asignada, del tipo correcto Clic para seleccionar
A01 ✓ Mío — reservado por mi empresa Clic para marcar a liberar (solo admin puede deshacer si ya está guardado)
A01 ✕ Tomado — reservado por otra empresa No disponible para empresa
🔒 B01 Bloqueado — tipo de stand incompatible con tu empresa No disponible
⊘ A01 Cupo lleno — ya alcanzaste el máximo de stands contratados No disponible
ℹ️
Los stands con borde punteado (- - -) están seleccionados en la sesión actual pero aún no han sido guardados.
8.2
Flujo de reserva de stands
1
Identificar stands disponibles

Solo los stands de tu tipo (A, B o C) aparecen disponibles para selección. Los demás muestran 🔒.

2
Hacer clic en el stand deseado

El stand cambia a color sólido con ✓ y borde punteado, indicando que está seleccionado pero no guardado.

3
Revisar la selección

El badge superior muestra "X / Y seleccionados". Puedes seleccionar múltiples stands hasta agotar tu cupo.

4
Clic en "Guardar (N cambios)"

El botón verde aparece cuando hay cambios pendientes. Al hacer clic, el sistema reserva todos los stands seleccionados de forma atómica en la base de datos.

5
Confirmación y notificación

Se muestra un mensaje de éxito y se envía automáticamente un correo a todos los usuarios de tu empresa con el detalle de los stands reservados.

🔒
Importante: Una vez guardados los stands, la empresa no puede liberarlos. Solo el administrador puede realizar modificaciones sobre stands ya confirmados en la base de datos.
⚡
Concurrencia: Si dos empresas seleccionan el mismo stand y guardan al mismo tiempo, solo la primera en llegar obtiene el cupo. La segunda recibe un aviso de "Stand ya fue reservado por otra empresa" y el mapa se actualiza automáticamente.
8.3
Tooltip de información

Al posicionar el cursor sobre cualquier stand, aparece un tooltip en la esquina superior del mapa con:

  • Código del stand (ej. "Stand A01")
  • Tipo y nombre del stand (ej. "Tipo A — Stand Azul")
  • Estado actual (Disponible / Reservado por ti / Nombre de la empresa que lo tiene)
  • Acción sugerida (ej. "Clic para seleccionar")
📅

9 · Agenda de Salas — Programar Capacitaciones

Rol Empresa · /empresa/agenda

Sistema de agendamiento donde las empresas programan sus sesiones de capacitación en los salones disponibles durante la feria.

9.1
Vista general de la agenda

📊 Horas usadas / disponibles

Badge que muestra X / Y h usadas. La empresa no puede agendar más horas de las contratadas.

📆 Selector de fecha

Dropdown para cambiar entre los días de la feria y ver la disponibilidad de cada jornada.

Grilla horaria: Matriz con Hora en filas y Sala en columnas. Cada celda muestra el estado del slot:

Ícono / ColorEstadoDisponible para
➕ (verde)Libre — disponible para reservarMi empresa
🔒 (gris)Ocupado por otra empresaSolo lectura
✅ (verde sólido)Mis capacitacionesEditar o cancelar
9.2
Reservar un slot de capacitación
1
Seleccionar fecha

Elige el día de la feria en el selector superior.

2
Hacer clic en una celda disponible (➕)

Se abre el diálogo de reserva. Solo se puede abrir si tienes horas disponibles en tu bolsa.

3
Completar el formulario

Ingresa el título de la capacitación y selecciona o crea un ponente.

4
Guardar

La celda pasa a color verde ✅ y se descuenta 1 hora de tu bolsa. La grilla se actualiza en tiempo real para todos.

Campos del formulario de reserva:

Título de la capacitaciónRequeridoNombre o tema de la sesión.
Contacto / PonenteRequeridoSelecciona un ponente existente de la lista desplegable.

Agregar un nuevo ponente (inline):

Nombre del ponenteRequeridoNombre completo.
TeléfonoOpcionalNúmero de contacto.
9.3
Editar o cancelar una capacitación
1
Hacer clic en una celda propia (✅)

Se abre el diálogo con los datos actuales.

2
Editar campos y guardar / o hacer clic en 🗑️

Para modificar, cambia los datos y guarda. Para cancelar, usa el ícono de papelera — el slot queda libre nuevamente y la hora regresa a tu bolsa.

ℹ️
Solo puedes editar o eliminar tus propias capacitaciones. Las de otras empresas aparecen bloqueadas (🔒).
✅

10 · Check-in — Control de Ingreso

Rol Anfitrión · /checkin

Módulo optimizado para dispositivos móviles. Permite registrar el ingreso de asistentes al evento general o a salas específicas de capacitación, mediante escáner de código de barras/QR o búsqueda manual por documento.

10.1
Modos de check-in

🎪 Tab "Evento"

Check-in general para la entrada a la feria. Registra el ingreso del asistente al evento principal.

🚪 Tab "Sala"

Check-in específico para una capacitación. Selecciona la sala y el bloque horario para controlar el aforo del salón.

10.2
Métricas en tiempo real

📊 Total registrados

Número de asistentes en la base de datos para este evento/sala.

✅ Ingresos actuales

Cuántos asistentes ya completaron su check-in.

📈 Porcentaje de asistencia

Ratio actual de ingresos vs. registrados.

10.3
Check-in por escáner de código
1
Tocar el botón de cámara 📷

Se activa el escáner de cámara. En iOS: se usa el sistema de visión nativo. En Android: se aplica limpieza automática del texto decodificado.

2
Apuntar al código del DNI o carnet

El escáner lee el código de barras PDF417 del DNI peruano o QR de identificación.

3
Resultado automático

✅ Encontrado y no ingresado: Suena "ding", se registra el ingreso, el nombre aparece en la lista verde.
❌ No encontrado: Suena "buzzer", se abre el formulario de registro.
⚠️ Ya ingresó: Toast de advertencia, no se duplica el registro.

10.4
Check-in manual por DNI/CE
1
Seleccionar tipo de documento

Alterna entre DNI (8 dígitos) y CE/Pasaporte usando el selector junto al campo.

2
Ingresar número de documento

Escribe el número en el campo de búsqueda y presiona Enter o el botón de búsqueda.

3
Resultado idéntico al escáner

El sistema busca en la base de datos y responde con audio y mensaje visual.

10.5
Registro de asistente no encontrado (walk-in)

Si el DNI no está en el sistema, se abre automáticamente un formulario de registro rápido:

NombresRequerido
ApellidosRequerido
TeléfonoOpcional
CorreoOpcional

Al confirmar, el asistente se registra y hace check-in en un solo paso. Queda visible inmediatamente en la lista de ingresos.

10.6
Listas de asistentes

✅ Check-in realizado

Lista con borde verde. Muestra nombre, documento y hora exacta de ingreso. Ordenados de más reciente a más antiguo.

⏳ Pendientes

Lista con borde ámbar. Asistentes registrados que aún no han ingresado. Muestra nombre y documento.

Usa la barra de búsqueda sobre las listas para filtrar por nombre o documento sin necesidad de hacer check-in.

🔊
Feedback de audio: Sonido de "ding" (✅ éxito) o "buzzer" (❌ error) para facilitar el trabajo en entornos con mucho ruido sin necesidad de mirar la pantalla.
📧

Sistema de Notificaciones por Correo

Envíos automáticos del sistema

Evento disparador Destinatario Contenido del correo Acción requerida
Admin selecciona usuarios y hace clic en "Enviar invitación" Usuarios seleccionados Bienvenida, credenciales de acceso e instrucciones de primer ingreso Automático
Admin hace clic en 🔑 (reset) junto a un usuario El usuario específico Enlace seguro para restablecer contraseña (válido 1 hora) Automático
Usuario hace clic en "Olvidé mi contraseña" El propio usuario Enlace seguro para restablecer contraseña (válido 1 hora) Automático
Empresa/Admin guarda cambios en el mapa de stands Todos los usuarios de la empresa afectada Lista de stands reservados (verde) y liberados (rojo) con el detalle de quién realizó la acción Automático al guardar
Admin libera stands de otra empresa desde el mapa Usuarios de la empresa cuyos stands fueron liberados Notificación de liberación con stands afectados y nombre del administrador Automático al guardar
📬
Todos los correos se envían desde LGF LIMA 2026 <admin@gestoreventos.promptlyix.com>. Si no recibes el correo, revisa la carpeta de spam.
❓

Preguntas Frecuentes

Soluciones a situaciones comunes

SituaciónSolución
No puedo iniciar sesiónVerifica que el correo sea correcto. Usa "Olvidé mi contraseña" si no recuerdas tu clave. Si tu cuenta está inactiva, contacta al administrador.
No puedo reservar standsVerifica que tu empresa tenga tipo asignado y stands contratados > 0. Si el Modo Lectura está activo, el administrador debe desactivarlo.
El stand que seleccioné lo tomó otra empresaEl sistema detecta la concurrencia automáticamente. El mapa se actualiza y recibirás un aviso con los stands perdidos. Selecciona otro stand disponible.
Quiero liberar un stand ya guardadoSolo el administrador puede liberar stands confirmados en la base de datos. Contacta al admin del evento.
No recibo el correo de invitaciónRevisa la carpeta de spam. El admin puede reenviar la invitación desde la tabla de usuarios.
El escáner no lee el DNIEn iOS, asegúrate de dar permisos de cámara. En Android, mantén el documento estable bajo buena iluminación. Puedes ingresar el número manualmente si el escáner falla.
No tengo horas disponibles para agendarEl administrador debe incrementar la bolsa de horas de tu empresa en el módulo Empresas.
El mapa muestra fondo oscuroEl fondo del mapa debe ser blanco. Si aparece oscuro, puede ser un problema de caché del navegador — recarga la página (Ctrl+Shift+R).
LGF LIMA 2026 · Gestor de Eventos Promptly IX · Manual de Usuario v1.0
Para soporte técnico, contacta al administrador del sistema.